Temps de lecture estimé : 4 minutes
Famille de métier : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Rédacteur – Rédacteur principal de 1ère classe – Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) : Assistant ou assistante de direction
Poste à pourvoir le :  Dès que possible
Date limite de candidature : 25/07/2021
Type d’emploi : Emploi permanent – création d’emploi
Nombre de postes :1
Ouvert aux contractuels : Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53)
Descriptif de l’emploi
Dans le cadre d’un fonctionnement complet de la Direction Générale, apporte une assistance solide et permanente au Directeur Général des Services en matière d’organisation professionnelle.
Compte tenu des missions de la Directrice Générale des services, il est attendu de son assistant une très grande réactivité et une très forte disponibilité.
Ce poste particulièrement exigeant peut être valorisé dans le cadre de la passation de concours de catégorie A
MISSION :
  • Accompagne dans la planification et dans la préparation de ses engagements professionnels,
  • Assure l’accueil et l’information de ses interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve,
  • Apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l’information,
  • Suit les projets et activités de la direction, et pilote certains dossiers en autonomie.
  • Participe à la mise en forme notes de synthèses

    ACTIVITES PRINCIPALES :

  • 1. Secrétariat :
    – A partir d’informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
    – Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc…
    – Assure la gestion de courrier
    – Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes…
    – Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers
    – Assure le secrétariat des comités stratégiques et de direction générale
  • 2. Accueil/Communication :
    – Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
    – Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir
    – Assure la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différentes délégations ainsi qu’avec le Cabinet.
  • 3. Assistanat :
    – Organise l’agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général des Services
    -Organise les déplacements du Directeur Général des Services
    – Rappelle les informations importantes et transmet les messages
    – Assure la gestion des interventions adressées à la DG en lien avec les services du cabinet
    – Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
    – Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations…)
    – En appui du collaborateur du DGS pour la constitution des dossiers stratégiques, assure la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions …
    – Rédige les ordres du jour des Comités de Direction Générale (CODG) en lien avec les DGA
    – Participe à la vérification de la conformité des actes soumis à la DG en lien avec les chargés de mission concernés
    -Assure le suivi et la gestion des besoins matériels des services rattachés à la DG (dont gestion immobilière)
    – Assure le suivi des facturations qui remontent à la DG en lien avec la direction des affaires financières
Profils recherchés
  • Expérience exigée dans un poste similaire auprès d’un emploi de direction.
  • Forte connaissance du territoire est attendue.
  • Maitrise de l’anglais
  • Savoir : Maîtrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet
  • Connaissance des circuits et procédures administratives Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions)
  • Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et de l’Etat Procédures internes en lien avec l’activité
  • Savoir – faire : Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
  • Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
  • Assurer une bonne transmission de l’information
  • Savoir travailler de manière autonome
  • Savoir prendre des initiatives
  • Produire un travail rapide, fiable et de qualité
  • Savoir respecter les procédures
  • Posséder des qualités d’organisation et de classement
  • Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
  • Faire preuve de capacité de synthèse

Savoir – être :

  • Sens du travail en équipe et en binôme
  • Rigueur et fiabilité, grande disponibilité
  • Discrétion et sens du devoir de réserve
  • Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
  • Participer à la valorisation de l’image de la Collectivité
Temps de travail : Complet, 35h00 hebdomadaire
Téléphone collectivité : 05 90 87 50 04
Informations complémentaires
Collectivite de Saint Martin COM Antilles Francaises
Rue de l’hôtel de la collectivité – bp 374. marigot
97150 SaintMartin
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1 comment

  1. How much people she needs around her……?? She already has 3.
    Many directors doind the job ate doing it alone….

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